1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales a que se refiere esta política es:

1. Razón social: TRENZADOS COLOMBIANOS S.A.S. TRENZACOL S.A.S. (en adelante, TRENZACOL S.A.S.).
2. NIT: 800.036.535-6.
3. Domicilio y dirección: kilómetro 37 Autopista Medellín–Bogotá, Riotex, bodega 2A G, Rionegro, Antioquia.
4. Correo electrónico para asuntos de datos personales: admonyfinanciera@trenzacol.com.
5. Teléfono: 310 835 92 00.
6. Página web: www.trenzacol.com.

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales se expide de conformidad con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 (hoy compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), el Decreto 090 de 2018, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Cuando el Tratamiento recaiga sobre información financiera, crediticia, comercial o de servicios destinada al cálculo del riesgo crediticio, se aplicará además la Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.

Esta política se aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos de TRENZACOL S.A.S., en medio físico o digital, con relación a su recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y a toda otra actividad que constituya Tratamiento. Es de obligatorio cumplimiento para sus administradores, trabajadores y contratistas, y para los terceros que traten datos personales por cuenta de TRENZACOL S.A.S.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta política, y de conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se aplicarán las siguientes definiciones:

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
7. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
8. Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
9. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
10. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, el Responsable es TRENZACOL S.A.S.
11. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
12. Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
13. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
14. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
15. Incidente de seguridad: violación de los códigos de seguridad o pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de datos personales en TRENZACOL S.A.S. se regirá por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Principio de legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TRENZACOL S.A.S. o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y de la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
7. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de TRENZACOL S.A.S. o de sus Encargados se deberá proteger mediante las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo suministrarlos o comunicarlos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

5. BASES DE DATOS, TRATAMIENTO Y FINALIDADES

TRENZACOL S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales de acuerdo con la base de datos a la que pertenezca el Titular, y únicamente para las finalidades que se indican a continuación o para las que se informen en la autorización o en el aviso de privacidad respectivo.

5.1 Finalidades comunes a todas las bases de datos

1. Cumplir las obligaciones legales y regulatorias en materia tributaria, contable, comercial, societaria, laboral y de seguridad social, y atender los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.
2. Soportar procesos de auditoría interna o externa y de revisoría fiscal.
3. Gestionar las actividades administrativas propias de la relación del Titular con TRENZACOL S.A.S., tales como facturación, pagos, correspondencia y archivo.
4. Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, y conservar prueba de las autorizaciones otorgadas.
5. Realizar la debida diligencia y la consulta en listas restrictivas o vinculantes para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la corrupción.

5.2 Base de datos de accionistas

1. Llevar el Libro de Registro de Accionistas y cumplir las obligaciones previstas en el Código de Comercio, la Ley 1258 de 2008 y los estatutos sociales.
2. Convocar a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas y permitir el ejercicio de los derechos políticos y económicos de los accionistas, como el derecho de inspección, el pago de dividendos y el derecho de preferencia.
3. Expedir certificaciones y reportar la información de beneficiarios finales exigida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB).

5.3 Base de datos de trabajadores (incluye aspirantes, trabajadores activos, extrabajadores, pensionados y beneficiarios de los trabajadores)

1. Adelantar los procesos de selección, evaluación y vinculación, incluida la verificación de referencias y antecedentes.
2. Celebrar, ejecutar y terminar el contrato de trabajo; liquidar y pagar salarios, prestaciones sociales y demás acreencias laborales, y administrar la nómina.
3. Afiliar al trabajador y a sus beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral y a la caja de compensación familiar, y pagar los aportes correspondientes.
4. Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluidas las evaluaciones médicas ocupacionales, el reporte e investigación de accidentes e incidentes de trabajo y la gestión de incapacidades.
5. Controlar el acceso a las instalaciones y el cumplimiento de la jornada de trabajo mediante el sistema biométrico, en los términos del numeral 5.6.
6. Desarrollar programas de bienestar, capacitación y evaluación del desempeño, y adelantar los procesos disciplinarios conforme al Reglamento Interno de Trabajo.
7. Expedir certificaciones laborales y atender las solicitudes de entidades públicas, de seguridad social y de fondos de pensiones, incluidas las relativas a extrabajadores y pensionados.

5.4 Base de datos de clientes

1. Ejecutar la relación comercial: cotizaciones, pedidos, despachos, facturación electrónica, gestión de cartera y cobro.
2. Evaluar la capacidad de pago y, previa autorización expresa del Titular, consultar y reportar su información en los operadores de bancos de datos de información financiera y crediticia, en los términos de la Ley 1266 de 2008.
3. Gestionar garantías, devoluciones, peticiones, quejas y reclamos, y evaluar la calidad de los productos y servicios.
4. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios y eventos de TRENZACOL S.A.S., por correo físico o electrónico, mensajes de texto, aplicaciones de mensajería o cualquier otro medio, siempre que el Titular lo haya autorizado. El Titular podrá oponerse en cualquier momento a recibir estas comunicaciones. Cuando el Titular tenga la calidad de consumidor, las gestiones de cobranza y las comunicaciones comerciales y publicitarias se sujetarán a los canales, horarios y periodicidad previstos en la Ley 2300 de 2023.

5.5 Base de datos de proveedores y contratistas

1. Seleccionar, evaluar y registrar proveedores; celebrar y ejecutar contratos; recibir facturas, efectuar pagos, practicar retenciones y expedir los certificados correspondientes.
2. Verificar el cumplimiento de las obligaciones de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo de los contratistas que presten servicios en las instalaciones de TRENZACOL S.A.S.
3. Evaluar la calidad de los bienes y servicios suministrados.

5.6 Videovigilancia, visitantes y sistema biométrico

TRENZACOL S.A.S. cuenta con un sistema de videovigilancia en sus instalaciones y registra el ingreso de visitantes, con el fin de garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones. Las imágenes y registros podrán usarse como prueba en procesos judiciales, administrativos o disciplinarios. La existencia de cámaras se informa mediante avisos visibles en las zonas videovigiladas. No se instalarán cámaras en baños, vestieres ni otros espacios destinados a la intimidad de las personas.

TRENZACOL S.A.S. cuenta también con un sistema biométrico para controlar el acceso a sus instalaciones y el cumplimiento de la jornada de trabajo. Por tratarse de datos sensibles, su Tratamiento requiere la autorización explícita del Titular, quien no está obligado a otorgarla. A quien no la otorgue, TRENZACOL S.A.S. le dispondrá un medio alternativo para registrar su acceso y su jornada (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013).

5.7 Reglas generales sobre el uso de los datos

1. TRENZACOL S.A.S. no venderá, licenciará ni divulgará los datos personales, salvo autorización expresa del Titular o mandato legal.
2. TRENZACOL S.A.S. podrá encargar a terceros el procesamiento de determinadas funciones o información, en calidad de Encargados, en los términos del numeral 12 de esta política.
3. En el evento de una fusión, escisión, adquisición, venta de acciones o de establecimiento de comercio, u otro proceso de reorganización de la sociedad, los datos personales podrán ser comunicados a los terceros que participen en la operación, con autorización del Titular cuando la ley la exija, y siempre que dichos terceros se obliguen por escrito a mantener su confidencialidad y a tratarlos únicamente para evaluar o ejecutar la operación, conforme a esta política. En la etapa de evaluación o debida diligencia se privilegiará la entrega de información anonimizada o agregada.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

TRENZACOL S.A.S. solo tratará datos sensibles en los casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, en particular cuando:

1. El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado; en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, caso en el cual se adoptarán las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares.

Los datos sensibles que TRENZACOL S.A.S. trata con mayor frecuencia son los datos de salud de sus trabajadores necesarios para la seguridad social y la seguridad y salud en el trabajo (incapacidades, restricciones y recomendaciones médicas), la afiliación sindical cuando sea necesaria para aplicar los descuentos que ordena la ley, los datos biométricos que se usan para el control de acceso y de la jornada de trabajo, y las imágenes captadas por el sistema de videovigilancia.

Al solicitar datos sensibles, TRENZACOL S.A.S. (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013):

1. Informará al Titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informará de forma explícita y previa cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
3. No condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre datos sensibles.

La historia clínica ocupacional está sometida a reserva. Su custodia corresponde al prestador de servicios de seguridad y salud en el trabajo que practique las evaluaciones médicas ocupacionales. TRENZACOL S.A.S. no la conserva ni la anexa a la hoja de vida del trabajador, y solo recibe el concepto de aptitud con las restricciones y recomendaciones pertinentes, de conformidad con las normas que regulan las evaluaciones médicas ocupacionales (Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo).

7. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

TRENZACOL S.A.S. solo tratará datos de niños, niñas y adolescentes cuando sean de naturaleza pública o cuando sean necesarios para fines legítimos relacionados con sus trabajadores, como la afiliación de beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral y a la caja de compensación familiar, o los programas de bienestar. En todo caso, el Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los menores y asegurará el respeto de sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). La autorización será otorgada por su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a TRENZACOL S.A.S.:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad sobre protección de datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TRENZACOL S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento. La revocatoria y la supresión no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013).
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas. Para consultas de periodicidad mayor a una por mes, TRENZACOL S.A.S. solo podrá cobrar los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013).
7. Requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Estos derechos podrán ejercerse por el Titular, previa acreditación de su identidad; por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; por su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o del apoderamiento, y por estipulación a favor de otro o para otro (artículo 20 del Decreto 1377 de 2013). Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

9. DEBERES DE TRENZACOL S.A.S.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que TRENZACOL S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto impone la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

9.1 Deberes como Responsable del Tratamiento (artículo 17 de la Ley 1581 de 2012)

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al Encargado, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos y mantenerlo actualizado, cuando esté obligada a ello por tener activos totales superiores a cien mil (100.000) Unidades de Valor Tributario, conforme al Decreto 090 de 2018.

9.2 Deberes cuando actúe como Encargado del Tratamiento (artículo 18 de la Ley 1581 de 2012)

Cuando TRENZACOL S.A.S. realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de otro Responsable, deberá:

1. Verificar que el Responsable esté autorizado para suministrarle los datos personales que tratará como Encargado.
2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
5. Actualizar la información reportada por los Responsables dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
6. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en esta política.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

10.1 Solicitud y contenido de la autorización

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, TRENZACOL S.A.S. solicitará al Titular su autorización para el Tratamiento, mediante medios técnicos automatizados, escritos u orales que permitan conservar prueba de la autorización o de la conducta inequívoca del Titular, en los términos del artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. En ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca.

Al solicitar la autorización, TRENZACOL S.A.S. informará al Titular de manera clara y expresa (artículo 12 de la Ley 1581 de 2012):

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como Titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de TRENZACOL S.A.S.

TRENZACOL S.A.S. conservará prueba de la autorización otorgada y del cumplimiento de este deber de información, y la entregará al Titular cuando este lo solicite.

10.2 Casos en que no se requiere autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización, en los casos anteriores, deberá cumplir en todo caso las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

10.3 Datos que reposen en las bases de datos sin prueba de autorización

Respecto de los datos personales que reposen en las bases de datos de TRENZACOL S.A.S. y para los cuales no se cuente con prueba de la autorización del Titular, la sociedad solicitará dicha autorización por los medios previstos en el numeral 10.1, salvo que el Tratamiento esté comprendido en alguna de las excepciones del numeral 10.2. Adicionalmente, publicará en sus instalaciones y en su página web el aviso de privacidad del Anexo 1, para dar a conocer esta política y la forma de ejercer los derechos de los Titulares.

11. AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular esta política, TRENZACOL S.A.S. le informará por medio del aviso de privacidad incluido como Anexo 1 de este documento, el cual contiene, como mínimo, la identificación y los datos de contacto del Responsable, el Tratamiento y su finalidad, los derechos del Titular y los mecanismos para conocer esta política (artículo 15 del Decreto 1377 de 2013). Cuando se recolecten datos sensibles, el aviso señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta. TRENZACOL S.A.S. conservará el modelo del aviso de privacidad mientras se traten datos personales conforme a él y perduren las obligaciones que de él se deriven.

12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

12.1 Transmisión a Encargados

TRENZACOL S.A.S. podrá transmitir datos personales, dentro o fuera de Colombia, a terceros que los traten por su cuenta en calidad de Encargados, tales como proveedores de software contable y de nómina, de servicios de correo electrónico y almacenamiento en la nube, de transporte y mensajería, y asesores externos. En estos casos suscribirá un contrato de transmisión de datos personales, o pactará cláusulas contractuales, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, en el que el Encargado se obligue a tratar los datos conforme a esta política y únicamente para las finalidades autorizadas, a adoptar medidas de seguridad apropiadas, a no usarlos para fines propios y a guardar su confidencialidad. Las transmisiones internacionales que cuenten con dicho contrato no requieren ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento (artículo 24 del Decreto 1377 de 2013).

12.2 Transferencia de datos personales

TRENZACOL S.A.S. solo transferirá datos personales a otro Responsable, en Colombia o en el exterior, con autorización del Titular o cuando la ley lo permita. Las transferencias internacionales solo se harán a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la autorización expresa e inequívoca del Titular. Si TRENZACOL S.A.S. llegare a tener sociedades vinculadas, la transferencia de datos a estas se sujetará a las mismas reglas.

13. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

13.1 Área responsable y canales de atención

La Dirección Administrativa y Financiera de TRENZACOL S.A.S. es el área responsable de atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular en ejercicio de los derechos del numeral 8, salvo los previstos en sus literales d) y g), que se ejercen ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular o quien lo represente podrá presentar su solicitud de lunes a viernes, entre las 7:00 a. m. y la 1:00 p. m. y entre las 2:00 p. m. y las 5:00 p. m., por correo electrónico a admonyfinanciera@trenzacol.com, por la línea telefónica 310 835 92 00 o por escrito radicado en la dirección indicada en el numeral 1. TRENZACOL S.A.S. dejará registro de las consultas y reclamos recibidos y de su respuesta.

13.2 Consultas

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de TRENZACOL S.A.S., la cual suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

13.3 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes previstos en la ley, podrán presentar un reclamo, que se tramitará así (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

1. El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y se acompañará de los documentos que se quiera hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las solicitudes de revocatoria de la autorización y de supresión de datos se tramitarán como reclamos.

13.4 Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TRENZACOL S.A.S. (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

14. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO

TRENZACOL S.A.S. solo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplidas las finalidades, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos. No obstante, los datos se conservarán cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual (artículo 11 del Decreto 1377 de 2013).

Con base en lo anterior, las bases de datos tendrán la siguiente vigencia:

1. Accionistas: mientras la persona tenga la calidad de accionista y, después, por el término de conservación de los libros y papeles del comerciante, que es de diez (10) años contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante (artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
2. Trabajadores, extrabajadores y pensionados: durante la relación laboral y, terminada esta, por el tiempo necesario para atender las obligaciones laborales, pensionales y de seguridad social, incluidas las solicitudes de certificación de tiempos de servicio y salarios. Los registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que señala el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015 se conservarán por un mínimo de veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral.
3. Aspirantes no seleccionados: hasta seis (6) meses después de concluido el proceso de selección, salvo que el aspirante autorice conservarlos para futuros procesos, caso en el cual se conservarán hasta por un (1) año.
4. Clientes, proveedores y contratistas: durante la relación comercial o contractual y por diez (10) años más (artículo 28 de la Ley 962 de 2005), o por el término mayor que exija la ley. Los datos usados con fines comerciales o publicitarios se conservarán hasta que el Titular revoque la autorización.
5. Visitantes e imágenes de videovigilancia: hasta treinta (30) días calendario, salvo que registren un incidente, caso en el cual se conservarán mientras se requieran como prueba.
6. Datos biométricos: mientras dure la relación laboral o contractual. Al terminar esta, se suprimirán del sistema biométrico y de los equipos en que reposen.

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, TRENZACOL S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas y el procedimiento de gestión de incidentes de seguridad se desarrollan en el Protocolo de Seguridad de la Información Personal de TRENZACOL S.A.S., que hace parte integral de esta política como su manual interno de políticas y procedimientos. El personal que realice el Tratamiento de datos personales deberá cumplir dicho protocolo.

TRENZACOL S.A.S. adoptará medidas apropiadas, efectivas y verificables, proporcionales a su tamaño, a la naturaleza de los datos y a los riesgos del Tratamiento, y podrá demostrar su implementación ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esta lo requiera (artículo 26 del Decreto 1377 de 2013).

16. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

TRENZACOL S.A.S. podrá modificar esta política. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares, de manera eficiente, antes de implementar la nueva política (artículo 13 del Decreto 1377 de 2013). La versión vigente se mantendrá publicada en www.trenzacol.com/politica-tratamiento-datos-personales. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento, TRENZACOL S.A.S. obtendrá una nueva autorización del Titular (artículo 5 del Decreto 1377 de 2013).

17. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

TRENZACOL S.A.S. cuenta con política de privacidad desde el 1 de noviembre de 2018. La versión 1 de esta política fue creada el 15 de noviembre de 2025 y entró en vigencia el 1 de diciembre de 2025; previa comunicación a los Titulares en los términos del numeral 16. A partir de esa fecha reemplaza todas las versiones anteriores. Las bases de datos estarán vigentes por los términos señalados en el numeral 14.

Cordialmente;

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TRENZACOL S.A.S.
María Luisa Barrientos Moreno
Representante Legal

Control de versiones

1. Política de privacidad – vigente desde el 1 de noviembre de 2018: política inicial, publicada en www.trenzacol.com/politica-de-privacidad.
2. Versión 2 – 15 de noviembre de 2025: actualización de la política de privacidad de 2018.